En un entorno saturado de información, tanto física como digital, las empresas necesitan lograr un tono personal e intransferible que las haga destacar entre la multitud, conectar con los sentimientos de su audiencia y persuadir a clientes potenciales para llevar a cabo la acción deseada, ya sea adquirir un producto o servicio, suscribirse a un boletín, participar en un evento o visitar un sitio web. La creación de contenidos, la redacción publicitaria, el famoso copywriting (ya sabemos que hay a quien in English todo le suena mejor) se convierte en una herramienta fundamental para cualquier empresa que aspire al éxito. Su utilidad no se limita únicamente a la promoción de productos, sino que también fortalece la imagen de la marca y establece una relación de confianza con su público. Sin embargo, es importante destacar que este logro no se alcanza de forma inmediata; requiere una estrategia de contenido sólida y un profundo conocimiento del cliente potencial.

ChatGPT tiene una rapidez de escritura imbatible, sí, pero son las y los copywriters quienes captan el tono distintivo de la empresa e investigan el perfil del cliente ideal (Buyer Persona) y las condiciones del mercado. Sin esta información precisa, todos los textos parecerían idénticos y carecerían de la autenticidad y la «chispa» necesarias, pareciendo lo que realmente son: textos robotizados, carentes de toda personalidad y de esa diferenciación que hace que te decantes por un producto o servicio y no otro.

¿Podemos los copywriters beneficiarnos de ChatGPT?

Rotundamente, sí. No te lleves las manos a la cabeza y sigue leyendo.

Podemos aprovechar esta herramienta para generar nuevas ideas, pero es fundamental recordar que nosotros, como redactores de contenido, somos los responsables de marcar la diferencia y hacer inclinar la balanza a favor de nuestros clientes.

Con ChatGPT podemos realizar las siguientes acciones:

1. Estimular la creatividad: Enfrentarse al bloqueo creativo es más fácil y habitual de lo que parece. Podemos pedirle a ChatGPT ideas de contenido relacionadas con la temática específica que queramos abordar. Por ejemplo: Si necesitamos entradas para un blog de una inmobiliaria, podemos solicitarle «5 herramientas que todo buen asesor inmobiliario debe conocer».
2. Agilizar la investigación: La calidad del contenido que generemos es esencial en nuestro trabajo, pero también lo es la gestión del tiempo. No se trata de escribir mucho y mal, sino de cumplir con nuestros plazos, entregar un contenido que satisfaga al cliente, y de paso, ganarnos la vida dignamente. Así pues, aprovechar esta inteligencia artificial para recopilar información rápidamente y obtener datos concretos se convierte casi en una necesidad. Por ejemplo, podemos preguntar: «¿Puedes proporcionarme información sobre la tendencia actual del mercado inmobiliario? ¿Puedes resumirme la ley de arrendamiento vigente? ¿Qué debo tener en cuenta al cambiarme de vivienda?».
3. Generar borradores sobre los que trabajar: Esta herramienta es de gran utilidad para romper el hielo y vencer la barrera del papel en blanco, pero es fundamental recordar que se trata de un borrador impersonal y con información no siempre veraz. Es labor del redactor, pues, enriquecer el texto, darle vida y lograr este tono persuasivo que nuestro cliente necesita. Y eso, de momento, no hay tecnología que lo haya conseguido.

En resumen, en Eword creemos que el escenario de los copywriters después de la llegada de ChatGPT es uno donde la tecnología y la creatividad humana colaboran para producir contenido publicitario efectivo, persuasivo y de calidad para llegar a audiencias más amplias y div

A lo largo de los años he puesto en práctica diferentes herramientas para conseguirlo y, sin duda, mi favorita son los mapas mentales. ¿Otra ventaja añadida? Que pueden extrapolarse a otros ámbitos fuera de la redacción y la creatividad.

Si tú también deseas mejorar tu productividad, sigue leyendo. ¡Te resultará útil!

¿Qué son los mapas mentales?

Los mapas mentales son diagramas con palabras, freses, iconos o imágenes unidas mediante líneas de colores. Partiendo de una idea principal, a modo de apunte visual, comenzamos a añadir frases, imágenes, palabras y todo tipo de ideas alrededor de ese núcleo principal. Pueden colocarse en el sentido del reloj o en sentido contrario; lo importante es que asociemos las ideas y las recordemos fácilmente.

De este modo, esquematizamos un tema en líneas que van interrelacionando las ideas con sus conceptos secundarios o específicos; líneas que más adelante desarrollaremos hasta conseguir un texto con nuestro toque personal.

Un poco de historia

Las primeras noticias que tenemos sobre el uso de mapas mentales se remontan al siglo III d. C. con diagramas creados por Porfirio de Tirso para explicar los conceptos aristotélicos. Siglos más tarde, el mismo Leonardo Da Vinci recurrió en numerosas ocasiones a esta herramienta para ordenar sus ideas.

Sin embargo, fue en 1974 cuando se «oficializaron» a través del ensayo divulgativo Use your Head, del psicólogo británico Tony Buzan. Increíblemente, hubo que esperar hasta 1987 para que Cómo utilizar su mente en su versión traducida al español llegara a nuestras librerías. Desde entonces, el uso de los mapas mentales se ha extendido y perfeccionado, adaptándose incluso (como veremos más adelante) a las nuevas tecnologías.

Buzan nos explica cómo el cerebro está lleno de conexiones neuronales y que, cuando vemos una imagen de dichas conexiones, se aprecia un enramado de neuronas y sus enlaces complejos; algo que no podemos plasmar si intentamos reflejarlo en un formato plano o lineal. Así, los diagramas tradicionales requieren que el lector asimile la información de derecha a izquierda y de arriba abajo, como si estuviésemos leyendo un texto.

No obstante, lo natural para el cerebro es explorar la página al completo sin un patrón lineal definido; es decir, mediante un pequeño gran caos que los hemisferios cerebrales deben ordenar y fijar posteriormente, lo que nos hace «trabajar doble» por decirlo de algún modo. Por tanto, como nuestro cerebro conecta las ideas de forma lógica y creativa (no lineal), los mapas mentales emulan la forma «natural» de trabajar del cerebro y nos ayudan organizar mejor dichas ideas, a comprender y a retener más rápidamente los conceptos.

De este modo, uso la información recopilada en el mapa mental antes de plasmarla por escrito. Me resulta especialmente útil ante interrupciones, ya que permite retomar al instante la idea principal sobre la que estaba trabajando tan solo con ver el dibujo o la palabra clave del mapa mental. El proceso de escritura no se ve afectado por la interrupción, como tampoco lo hará la jerarquía de ideas que habíamos establecido. Como autores ganamos tiempo, ordenamos y evitamos dispersarnos. Créeme, tus lectores te lo agradecerán.

Utilidades y cómo ponerlos en práctica

¿Es posible que me suene esto de los mapas mentales? ¡Claro que sí! Muchos docentes los consideran una herramienta fundamental en su día a día que, además, ayuda a sus alumnos a asimilar y clasificar sus temarios. No obstante, los sucesivos cambios y tendencias educativas han logrado que su uso no sea tan habitual como, en mi opinión, debería.

Seguramente ya te habrás dado cuenta de que sirven para casi todo: crear listas ordenadas; planificar un evento, un examen, un viaje; analizar un negocio o una situación; preparar conferencias o ensayos; desarrollar una novela (tramas, subtramas, personajes principales y secundarios); crear el índice de contenidos de una tesis doctoral… por no hablar de su utilidad en materias tan dispares como psicología, por ejemplo.

Ahora que ya sabes lo útiles que pueden resultar, seguro que estás deseando crear tu primer mapa mental. ¿Cómo hacerlo?

Una vez que tengas un poco de práctica, estos consejos dejarán de resultarte útiles porque habrás creado tu estilo personal pero, hasta entonces, aquí van un breve resumen:

• Decide cuál será tu idea clave y sitúala en el centro.
• Empieza a crear las ramas a partir de dicha idea clave. Este punto es el más crítico y a menudo se presenta como una auténtica tormenta de ideas si el tema principal es denso, pero cuando toque desarrollar el texto verás que ha merecido la pena. Explora los temas, decide cuáles son más importantes y sigue un orden en sentido del reloj o en contra.
• Organiza y ve dándole forma al mapa. Jerarquiza, categoriza y empieza a plasmarlo en el texto final. Comprobarás que avanzas más rápido y que el texto muestra las ideas de forma ordenada y precisa.

Elementos de los mapas mentales

Como toda herramienta personal, existen diferentes formas de identificar los conceptos. Estos son los que yo utilizo y a los que me he acostumbrado, pero existen más:

• Tema central o núcleo. Puede ser una imagen, frase o palabra clave.
• Temas hermanos o ramas. Todos son del mismo nivel y puedes agregar tantos como desees, pero ten en cuenta que más adelante deberás ordenarlos o situarlos en diferentes categorías generales.
• Temas hijos o bifurcaciones. Parten de la ramas o hermanos y en la representación gráfica son los más pequeños. Puedes añadir todos los que estimes conveniente, pues son los que amplían la información de aquello que enumerábamos en los hermanos o ramas.

A continuación, te muestro un mapa mental creado en 5 minutos para un dosier sobre el concejo de Llanes (Asturias, España). He elegido este mapa porque, como ves, está libre de toda floritura, pero nos sirvió para ahorrar tiempo y establecer los puntos que el cliente deseaba ver reflejados. Usé mindmeister versión básica (gratuita) desde la tablet.

Herramientas para crear mapas mentales de forma rápida y sencilla

Muchos fanes de los mapas mentales recomiendan seguir utilizando lápiz y papel porque facilitan la retención de ideas en nuestro cerebro. Sin embargo, afortunadamente, disponemos también de numerosas herramientas online que agilizarán aún más la tarea:

FreeMind. Disponible para iOS, Android y Linux, nos permite crear mapas mentales o conceptuales de manera muy sencilla e intuitiva por medio de una gran variedad de iconos, colores, lineas… y lo mejor de todo, ¡es gratuita!

Ayoa (antes iMindMap). La app oficial de la persona que popularizó el uso de los mapas mentales, Tony Buzan, está disponible para Mac y Windows. Permite crear mapas mentales, lluvia de ideas y gestionar proyectos. Añade la vista del mapa de tiempo y una utilidad para dibujar ramas a libre albedrío. En una palabra: maravillosa. Eso sí, no es gratuita, aunque ofrece un periodo de prueba de 7 días.

MindNode. Su interfaz es, posiblemente, la más intuitiva que conozco. Crear mapas mentales y compartirlos nunca ha sido tan sencillo. En este caso, el periodo de prueba gratuito es de dos semanas. ¿Algún defecto? De momento solo está disponible para Mac e iOS.

XMind. Una herramienta especialmente concebida para profesionales tremendamente popular que permite tomar notas, depurar ideas, administrar información, brainstorming, gestión de proyectos e insertar imágenes prediseñadas directamente desde su galería. Disponible para Mac, Windows y Linux, podemos probarlo gratuitamente para un único proyecto, pero ofrece diferentes licencias para elegir la que más se ajusta a nuestras necesidades con una relación calidad-precio realmente buena.

mindmeister. A diferencia de las anteriores, mindmeister es una herramienta totalmente online, es decir, no necesitamos descargar ningún software. Al gestionarse y almacenarse en la nube, podemos utilizar cualquier sistema operativo y cambiar de un terminal a otro sin problema, accediendo simplemente a través de cualquier navegador. ¿Un plus importante? Dispone de una versión Básica gratuita y diferentes planes específicos entre 4,99 y 12,49 €/mes.

miMind. Recomendable si deseas gestionarla desde tu teléfono móvil, sea Android o iOS, ya que resulta muy intuitiva, pero es bastante más farragosa en su versión para escritorio. Permite crear y compartir 10 mapas en formatos PNG, JPG y PDF de forma gratuita.

Xmind ZEN. Otra aplicación intuitiva para sobremesa. Su versión de prueba es más que suficiente para proyectos sencillos, así que tenía que estar entre las recomendadas porque puede salvarte de más de un apuro.

Te invito a que utilices cualquiera de estas herramientas (o lápiz y papel si eres más tradicional) para dar forma a cualquier texto, ponencia o proyecto en el que debas organizar y poner en orden tus ideas.

¿Conocías los mapas mentales? ¿Los usas? ¿Te resultan útiles? ¡Cuéntanos!

Ese modo de adecuar nuestra forma de expresarnos a cada red social o al público que deseemos atraer es el tono comunicativo.

Y ese tono comunicativo es tan importante como el tema que eliges o la estructura del artículo. Ni más, ni menos.

Para crear contenidos para un blog, necesitaremos delimitar los contenidos que deseamos compartir, quiénes somos y con quién hablamos. Para ello, debemos tener claro quién es nuestro cliente y sus características para poder dirigirlos a él. A este concepto lo llamamos buyer persona.

De este modo, un porcentaje de nuestros potenciales clientes se acercará a nuestra marca a través de nuestro blog si seguimos una estrategia de marketing de contenidos periódica. Es cierto, a veces cuesta mucho mantener dicha periodicidad cuando lo tienes que combinar con encargos profesionales. ¡Dínoslo a nosotros!

Qué clase de contenidos vamos a compartir: ¿qué busca nuestro perfil de usuario?, ¿tips para escribir mejor?, ¿tutoriales?, ¿novedades dentro de un sector?…

Qué perfil adoptaremos: ¿muy profesional?, ¿sólo para expertos?, ¿algo más cercano, para atraer fundamentalmente a los profanos en la materia? 

Quién es nuestro destinatario: fundamental. Por dos razones: la primera, porque sabiendo a quién tenemos delante, podremos elegir los contenidos que queremos mostrarle. La segunda, porque es en este punto donde debemos escoger el tono comunicativo. Por ejemplo, si pretendes acercar tu labor a un tipo de cliente potencial que aún no sabe que necesita de tus servicios, o que todavía no está seguro de las ventajas que le puedas ofrecer. 

La personalidad de tu empresa. No debes fingir quien no eres. Una imagen de profesionalidad no está reñida con el tono especial y diferente que tiene cada marca personal. Así que una cosa es fijarte en lo que te gusta de la competencia, y otra copiarles descaradamente (estamos hablando del tono comunicativo). Convierte tu propio estilo en un valor añadido.

Resumiendo: solo tienes una voz (la tuya), pero puedes y debes adaptar tu tono según el medio: tu blog, las redes sociales o tus reuniones con clientes exigen tonos comunicativos diferentes.

Es posible que ya lo estés haciendo. En caso contrario… !adelante! Es más fácil de lo que parece.

Podríamos definir, a grandes rasgos,  la idea de marca personal como  “el conjunto de atributos fundamentales de una persona; todo aquello por lo que se le reconoce y diferencia del resto de individuos y que se representa por su nombre, su aspecto y sus características asociadas: personalidad, intereses, capacidades, educación… (y debilidades, añadiría yo). Cada uno de nosotros, seamos conscientes o no,  somos una marca desde que nacemos. Unos pocos afortunados desarrollarán una marca personal clara y definida desde la más tierna infancia. Al resto (la mayoría), nos tocará trabajar para irla mejorando y adaptando a lo que necesitamos con el paso de los años.

El Dr. Lair Ribeiro, en su ensayo «La comunicación eficaz» (Edit. Urano, Barcelona, 1999. Hay también un estupendo resumen de esta obra a cargo de Nery Parada Bonilla disponible gratuitamente en la red) distingue en forma de porcentajes nuestra capacidad de influencia en los demás: 

• 7% Comunicación verbal (lo que digo)
• 38% Tono de voz (cómo lo digo: entonación, tono de voz, silencios…)
• 55% Lenguaje corporal e indumentaria (es la famosa imagen visual: nuestra morfología, gestos, forma de caminar, relación espacial, posturas, expresión del rostro, vestimenta…)

Cuando hablamos de que la primera impresión es la que cuenta, no vamos del todo desencaminados: según diversos estudios, como el de la Universidad de York (2014), tardamos apenas un segundo en forjarnos una impresión sobre una persona. Lo más curioso es que a veces ni siquiera necesitamos verla: un simple «hola» a través del teléfono es más que suficiente para que nos caiga bien o directamente sintamos antipatía.

Así pues, y sin desmerecer ese 93% que abarcan el tono de voz, lenguaje corporal y aspecto físico, hoy vamos a centrarnos en ese 7% que depende de la comunicación verbal. ¿Por qué? Pues porque su control nos otorga coherencia. La coherencia se transforma en credibilidad. Y ya sabemos que la credibilidad es fundamental para avanzar en cualquier proyecto personal o profesional que empecemos. Actualmente, y debido a la proliferación (y casi) obligación que tenemos de aparecer en las redes sociales, el valor de la palabra  se ha amplificado y forma un tandem indisoluble a la hora de hablar de marca personal.  Aquí van 10 pequeños tips, sencillos pero efectivos para fortalecer tu marca personal sin dejar de ser tú:

1.  Separa tus cuentas profesionales de las personales en las redes sociales. Puede parecer obvio, pero estamos hartos de ver cuentas que unen amiguetes de toda la vida con compañeros de trabajo e incluso peor… jefes y clientes. No, no y no. Los temas de conversación y el tipo de lenguaje que utilizamos varía enormemente en un caso y otro, así que no los mezclemos y controlemos siempre la privacidad: qué quieres que se vea de ti y qué no.
2. Cuida tu lenguaje. Ya no podemos decir aquello de «las palabras se las lleva el viento». En internet, incluso cuando borres un texto o un comentario, no puedes controlar que alguien la haya reproducido o citado en otro sitio web. Eso, en cierta medida, nos hace esclavos de nuestras palabras. No insultes. Si tienes que hacer de forma pública una crítica negativa de una institución o empresa, hazlo de forma coherente, exponiendo razones y pruebas. ¡Imagínate que un día tengas que volver a tratar con ellos! 
3. Adapta tus mensajes a la audiencia. A veces lo olvidamos, pero la responsabilidad de que el receptor entienda el mensaje que deseas transmitir no es suya, sino tuya. El público es el que marcará el tono de tu mensaje (tanto escrito como hablado, incluyendo, por supuesto, redes sociales). A más de uno se nos viene a la mente aquel profesor que sabía todo-y-más pero cuyas clases eran soporíferas porque era incapaz de adaptar su discurso al nivel del conocimiento de los alumnos. No caigamos en eso. 
4. Cuida la ortografía y redacción de tus escritos.  Hasta la información más relevante pierde fuerza y credibilidad si está “adornada” con erratas o faltas de ortografía. ¿Qué pensarías acerca de la competencia profesional de su autor? 
5. Huye de las muletillas cuando estés exponiendo un tema. Hará que el interlocutor se despiste y automáticamente solo piense en cuántas veces repites «vale» en tu discurso. 
6. Evita los temas innecesariamente polémicos cuando no tienes confianza con el lector/interlocutor, sobre todo si no están relacionados con tu faceta profesional. Las tres marías (religión, fútbol y política), mejor en un ámbito que no sea el  profesional. Resultarás cansino, cuando no irritante y es muy posible que te ignoren o incluso peor, perderás toda capacidad de influencia.
7. Céntrate en transmitir lo positivo.  Debes intentar adoptar siempre la perspectiva más positiva al expresarte. Fíjate en el cambio que supone hablar de «Seguro de enfermedad» y «Seguro de Salud». Ambos servicios se refieren a lo mismo, pero… ¿a que te sientes más atraído por el segundo? Es el «efecto Pigmalión».
8. Si te parece interesante mencionar ideas de otros autores, no olvides citarlos adecuadamente. Resta credibilidad al conjunto de tus mensajes que pretendas hacer pasar por propias las aportaciones de otras personas. Eso no te quita valor, todo lo contrario, te otorga valores muy positivos como honestidad y humildad, que al venderse caros, son un valor en alza hoy en día.
9. Sé tu mismo. Aprovecha tus debilidades. Si eres tímido y tienes que dar una charla, por ejemplo, puedes empezar gastando una pequeña broma sobre este tema. Habrás cortado el hielo: la audiencia ya no se sorprenderá de que te sonrojes de vez en cuando, estará más atenta a tus palabras y tú te sentirás más relajado.
10. Practica. Practica. Practica. Las debilidades se superan trabajándolas. Es entonces cuando dejan de ser un freno y se convierten en una característica positiva de tu marca personal. Esa que te hace único e inigualable. ;)

1. Relájate: respira hondo y echa mano de cuantos trucos sepas para conseguirlo. Todo vale (o casi todo). Piensa que una persona nerviosa o ansiosa transmite inseguridad, con lo que crearás un ambiente tenso; los participantes se bloquearán (es posible que tú también ¡Horror!) y no solo esa sesión no será provechosa, sino que es posible que no cuenten con tu moderación para la siguiente. Don’t panic! Esto último no va a pasar.

2. Digitalízate si puedes. Olvídate de las pizarras con rotuladores de colores y recurre a la tecnología y a las herramientas que nos facilitan ahorrar tiempo y mejorar los resultados visuales. Bubbl.us para crear fáciles mapas mentales. Papers: especial para aquellos que somos de memoria fotográfica, te permite incluir diagramas e imágenes a gogo para tus ideas.Keynote o Evernote, apps donde tomas notas e incluyes imágenes o sonido al mismo tiempo… Eso sí, en el caso de utilizar estas u otras herramientas, asegúrate de estar familiarizado con ellas y tener la soltura suficiente para no tardar más tiempo que si usaras la pizarra de verdad. Da mala imagen, no es productivo y te pondrás de los nervios.

3. Establece un objetivo específico al comienzo de la sesión. Es decir, puedes hacer un pequeño resumen al principio, pero rápidamente céntrate en el objetivo (focus on it!!! focus!!!).
4. Establecer un timing doble. Como bien dice Juan Kr González, diseñador gráfico y habitual en este tipo de reuniones: «Es importante establecer una ventana de tiempo, ya que en caso contrario se podría divagar durante horas. Un timer general, para el desarrollo completo de las exposiciones y discusiones y uno secundario, de unos 5 o 10 minutos para resumir y documentar todo lo que se ha avanzado.» Amén.
5. Ronda de exposiciones. Deja a un lado todo tipo de favoritismos y/o manías hacia tus interlocutores y sé equitativo a la hora de conceder tiempos y turnos hasta que la idea esté encaminada. Muchas veces estas sesiones sirven incluso para limar asperezas personales.
6. Ofrece siempre (solo) críticas constructivas: esta forma de crítica perfecciona la idea, pero también saca a la luz los posibles problemas potenciales y sus puntos débiles. Conocer estos últimos es fundamental para sacar adelante un proyecto, ya que nos permitirá adelantarnos y pivotar hacia lo que necesitamos con mayor rapidez. Ya sabes: «el tiempo es oro.»
7. Asegúrate de que todo el mundo participa. Para eso han sido invitados. A todos se nos ocurren casos donde solo hablan unos pocos y los coworkers más tímidos se limitan a escuchar porque ni siquiera se les cede la palabra. Por mucho que nos lo digan, estoy absolutamente en contra de que un empleado tímido es sinónimo de alguien que no tiene nada que aportar. A veces, sus ideas están más reposadas porque se toman la molestia de escuchar a los demás. Démosles confianza y la palabra, o asignémosles alguna tarea en especial, como la de realizar el informe de la sesión o tomar nota de las principales estrategias expuestas.
8. Y ahora que ya tienes estos tips… deja que las ideas y las palabras fluyan. ¿A que no era para tanto?

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¡Hasta pronto!

A su favor, la inmediatez en la entrega; que el destinatario puede organizar su prorioridad y el momento de lectura y respuesta (eso sería lo deseable, pero todos sabemos que en muchos casos no se cumple). En su contra, que algunos individuos aprovechan las ventajas anteriores para someter a sus destinatarios a un bombardeo de mensajes en toda regla, que, siendo sinceros, no harían si tuviesen que descolgar el teléfono y pensar cómo van a justificar esa llamada a tal hora o sabiendo que la otra persona se encuentra reunida. ¿Te suena familiar?

Partimos de la base de que un correo electrónico laboral, por su rapidez y porque en muchos casos tanto el emisor como el receptor no pueden dedicar mucho tiempo en contestarlo, es más informal que una carta al uso. Como en todo, hay opiniones para todos los gustos. En mi caso, considero que esa inmediatez le puede/debe aportar un toque de frescura, pero a la vez existen unas pautas, con elementos comunes aceptados en todo el mundo, que seguro que nos facilitan las cosas y quién sabe si una mejor respuesta por parte del destinatario.

Empezamos:

1. Pon atención en el «asunto»

Se trata de una parte fundamental del correo. El subject o asunto es el que garantiza que te lean, te archiven o vayas directo a la papelera. Lo recomendable sería que fuera específico y corto, resumiendo el contenido del interior. Utiliza mayúsculas y minúsculas segun corresponda y acentúalas (las mayúsculas también). Asimismo se recomienda utilizar la opción de respuesta automática al ser leído y la alerta de importancia, siempre y cuando la situación lo necesite. Eso sí, si hacemos uso de esta última opción, no abusemos, ya que haciéndolo conseguiremos el efecto contrario al deseado.

Con la llegada de las tabletas, algunas personas han caído en el hábito de colocar el contenido de su correo electrónico en el renglón del asunto, pensando que es más conveniente para el destinatario. Sin embargo, esta práctica está considerada como signo de brusquedad y descortesía. No caigamos en ello.

Tampoco se puede dejar la línea de asunto vacía. Nadie (o casi) nos va a leer.

2. Usa un saludo atemporal

A menudo, uno de los grandes errores de los mails es que tendemos a saludar como si estuviéramos hablando con la otra parte cara a cara o por teléfono. En un ambiente laboral, no podemos estar seguros de cuándo nos van a leer, responder, o si será de día o de noche. Contrariamente a lo que pudiera parecer, cierta «asepsia» nos ayudará a tener un contacto personalizado, sin evidenciar cuándo se ha enviado el correo. Podemos usar saludos como: «Querido…», «Estimada…» entre otros. Incluso un «Hola, …» cuando ya tengamos confianza con esa persona está plenamente aceptado.

3. El cuerpo del mail

Evita los textos demasiado largos. Tu tiempo es oro; el de los demás, también. La mayoría de trabajadores reciben una gran cantidad de correos al día y es imposible leer mensajes tan largos, o incluso pueden optar por dejar de leerlos si las primeras líneas no son de su interés. Es importante que te exijas simplificar la información. Todo son ventajas, ya que así tu también ganarás tiempo.

4. La despedida

Aunque tengas prisa (que seguramente la tienes) y el mail sea puro compromiso (o no) demuestra siempre tu profesionalidad y cortesía. Basta con un: «Que tenga(s) un buen día», «Saludos cordiales», «Agradeciendo su/tu atención». Incluso el gris «Saludos» es mejor que nada.

5. Una firma personalizada siempre da imagen de profesionalidad

Esto te facilitará el trabajo y te ahorrará tiempo, así como dar presentación y cuerpo al mail. Todas las plataformas de correo tienen la opción de firmas personalizadas. Personalmente, me gustan las firmas que incluyen nombre y apellido, puesto y empresa (si incluye el logo, visualmente será más fácil que te recuerden) y detesto las que contienen un exceso de titulitis, que tienden a crear todo lo contrario a empatía con el interlocutor.

6.- Cuida tu ortografía

Esto no es específico de un mail. Todo profesional debe tener cuidado al momento de redactar cualquier documento, correo electrónico, mensaje de texto o estatus en redes sociales. Y siempre, siempre, leerlo dos veces y contar hasta cinco antes de darle al «intro».

7.- Elimina las conversaciones anteriores

Adjunta las conversaciones anteriores solo cuando contengan datos relevantes. En caso contrario, cuando el destinatario ve un texto demasiado largo, tiende a abandonar su lectura cuando las primeras lineas no le resultan interesantes. Una solución intermedia y perfecta para receptores despistados es la de adjuntarles solamente las dos últimas conversaciones. Eso les refrescará la memoria y hará que la conversación avance.

8.- CC y CCO

Mucho cuidado con estas opciones y con enviar información a destinatarios a los que no corresponde. Este último caso puede hacerles perder el tiempo y además meterte en un lío (a todos se nos vienen unos cuantos ejemplos actuales a la cabeza, seguro).

9.- Contesta lo más rápido posible, pero no te conviertas en un esclavo del correo

Los expertos en gestión de tiempo recomiendan tener horarios específicos para contestar los mails. Sin embargo, también recomiendan que las respuestas no se demoren más de 24 horas después de la llegada a nuestra bandeja. Esto sirve para evitar que te reenvíen la información, con lo cual acumulas más correo sin leer o que haya incertidumbre en la persona que lo envió. Si no tienes tiempo para contestar, con un «O.K», «Enterado» o «Recibido» es suficiente y señálalo como pendiente. Posteriormente ya tendrás la oportunidad de filtrar por importancia y responder con más detalle.

10.- Si es urgente, confirma su llegada con una llamada

Hay ocasiones que las respuestas no pueden esperar más de unos pocos minutos, o correos que contienen información importante que conviene asegurar. En estos casos se recomienda hacer una llamada unos minutos después de haber enviado el correo. Así sabrás si llegó adecuadamente y también alertarás a la persona de que la información es importante y urgente.

11.- Aprende a utilizar tu correo

Es importante conocer todas las herramientas con las que cuenta tu correo electrónico. De este modo podrás gestionar agendas de manera conjunta con tus contactos, activar alertas sonoras para recordar correos importantes, usar respuestas automatizadas para cuando estás fuera de la oficina o reunido, información compartida …

12. Mantén siempre limpia tu bandeja de entrada

No hay nada más descorazonador que encender el ordenador al empezar la jornada laboral y ver una bandeja de entrada llena con nuevos mensajes, pero también con mensajes sin leer de días, incluso semanas anteriores. Si eres un pelín desastre (tranquilo, tiene arreglo, pero es posible que antes te cueste un lío) puedes estar perdiéndote información importante. Ponte con ello lo antes posible. Verás que lleva menos tiempo del que parece y la mayoría acabarán en la papelera por intrascendentes, pero ya estarás al día.

Evita los siguientes errores…

Emoticonos. Los correos en la empresa deben ser formales. Evita caritas felices al final o al principio a no ser que ya tengas una relación de confianza con la otra parte. Prohibidísimo usar el emoticono con cara agotada o de mal humor ;).

Mayúsculas. Escribe usando mayúsculas y minúsculas. Todo el mundo sabe que los textos íntegros en mayúscula equivalen a gritar, pero aun así, todavía hay quien lo hace de forma rutinaria.

Enviado desde… Móviles, tabletas y demás traen consigo una firma establecida que suele indicar: «Enviado desde mi iPhone», «Enviado desde mi Samsung Galaxy», «Enviado desde mi oficina Blackberry», etc. Hay quién considera esas firmas un signo de esnobismo o pose, así que mejor, no las uses.

Evita contestar enfadado. El estado de ánimo se transmite hasta en un correo electrónico mediante frases cortas, falta de saludo o despedida y otras señales perceptibles. Evita contestar cuando estés molesto, ya que esto podría perjudicar en conversaciones futuras. Siempre nos quedará respirar profundo, concentrarnos unos instantes en una idea agradable y volver a la carga. Algunos dicen que funciona.

No usar la cuenta de correo profesional para comentar asuntos personales. Parece obvio, pero, por si acaso, ahí queda. Así nos aseguraremos de que, independientemente de que las leyes sobre la privacidad cambien, nunca podrán utilizar nuestros correos en nuestra contra.

¿Se te ocurren más consejos para mejorar los correos profesionales? Estaremos encantados de que los compartas con nosostros.