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Cómo escribir correos electrónicos profesionales

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Desde hace casi una década, los correos electrónicos son el medio de información por excelencia en una oficina, sustituyendo de lejos al teléfono y relegando al fax casi casi al cuarto de los trastos.

A su favor, la inmediatez en la entrega; que el destinatario puede organizar su prorioridad y el momento de lectura y respuesta (eso sería lo deseable, pero todos sabemos que en muchos casos no se cumple). En su contra, que algunos individuos aprovechan las ventajas anteriores para someter a sus destinatarios a un bombardeo de mensajes en toda regla, que, siendo sinceros, no harían si tuviesen que descolgar el teléfono y pensar cómo van a justificar esa llamada a tal hora o sabiendo que la otra persona se encuentra reunida. ¿Te suena familiar?

Partimos de la base de que un correo electrónico laboral, por su rapidez y porque en muchos casos tanto el emisor como el receptor no pueden dedicar mucho tiempo en contestarlo, es más informal que una carta al uso. Como en todo, hay opiniones para todos los gustos. En mi caso, considero que esa inmediatez le puede/debe aportar un toque de frescura, pero a la vez existen unas pautas, con elementos comunes aceptados en todo el mundo, que seguro que nos facilitan las cosas y quién sabe si una mejor respuesta por parte del destinatario.

Empezamos:

1. Pon atención en el "asunto"

Se trata de una parte fundamental del correo. El subject  o asunto es el que garantiza que te lean, te archiven o vayas directo a la papelera. Lo recomendable sería que fuera específico y corto, resumiendo el contenido del interior. Utiliza mayúsculas y minúsculas segun corresponda y acentúalas (las mayúsculas también). Asimismo se recomienda utilizar la opción de respuesta automática al ser leído y la alerta de importancia, siempre y cuando la situación lo necesite. Eso sí, si hacemos uso de esta última opción, no abusemos, ya que haciéndolo conseguiremos el efecto contrario al deseado.

Con la llegada de las tabletas, algunas personas han caído en el hábito de colocar el contenido de su correo electrónico en el renglón del asunto, pensando que es más conveniente para el destinatario. Sin embargo, esta práctica está considerada como signo de brusquedad y descortesía. No caigamos en ello.

Tampoco se puede dejar la línea de asunto vacía. Nadie (o casi) nos va a leer.

2. Usa un saludo atemporal

A menudo, uno de los grandes errores de los mails es que tendemos a saludar como si estuviéramos hablando con la otra parte cara a cara o por teléfono. En un ambiente laboral, no podemos estar seguros de cuándo nos van a leer, responder, o si será de día o de noche. Contrariamente a lo que pudiera parecer, cierta "asepsia" nos ayudará a tener un contacto personalizado, sin evidenciar cuándo se ha enviado el correo. Podemos usar saludos como: "Querido…", "Estimada…" entre otros. Incluso un "Hola, ..." cuando ya tengamos confianza con esa persona está plenamente aceptado.

3. El cuerpo del mail 

Evita los textos demasiado largos. Tu tiempo es oro; el de los demás, también. La mayoría de trabajadores reciben una gran cantidad de correos al día y es imposible leer mensajes tan largos, o incluso pueden optar por dejar de leerlos si las primeras líneas no son de su interés. Es importante que te exijas simplificar la información. Todo son ventajas, ya que así tu también ganarás tiempo.

4. La despedida

Aunque tengas prisa (que seguramente la tienes) y el mail sea puro compromiso (o no) demuestra siempre tu profesionalidad y cortesía. Basta con un: "Que tenga(s) un buen día", "Saludos cordiales", "Agradeciendo su/tu atención". Incluso el gris "Saludos" es mejor que nada. 

5. Una firma personalizada siempre da imagen de profesionalidad

Esto te facilitará el trabajo y te ahorrará tiempo, así como dar presentación y cuerpo al mail. Todas las plataformas de correo tienen la opción de firmas personalizadas. Personalmente, me gustan las firmas que incluyen nombre y apellido, puesto y empresa (si incluye el logo, visualmente será más fácil que te recuerden) y detesto las que contienen un exceso de titulitis, que tienden a crear todo lo contrario a empatía con el interlocutor.

6.- Cuida tu ortografía

Esto no es específico de un mail. Todo profesional debe tener cuidado al momento de redactar cualquier documento, correo electrónico, mensaje de texto o estatus en redes sociales. Y siempre, siempre, leerlo dos veces y contar hasta cinco antes de darle al "intro".

7.- Elimina las conversaciones anteriores

Adjunta las conversaciones anteriores solo cuando contengan datos relevantes. En caso contrario, cuando el destinatario ve un texto demasiado largo, tiende a abandonar su lectura cuando las primeras lineas no le resultan interesantes. Una solución intermedia y perfecta para receptores despistados es la de adjuntarles solamente las dos últimas conversaciones. Eso les refrescará la memoria y hará que la conversación avance.

8.- CC y CCO

Mucho cuidado con estas opciones y con enviar información a destinatarios a los que no corresponde. Este último caso puede hacerles perder el tiempo y además meterte en un lío (a todos se nos vienen unos cuantos ejemplos actuales a la cabeza, seguro).

9.- Contesta lo más rápido posible, pero no te conviertas en un esclavo del correo

Los expertos en gestión de tiempo recomiendan tener horarios específicos para contestar los mails. Sin embargo, también recomiendan que las respuestas no se demoren más de 24 horas después de la llegada a nuestra bandeja. Esto sirve para evitar que te reenvíen la información, con lo cual acumulas más correo sin leer o que haya incertidumbre en la persona que lo envió. Si no tienes tiempo para contestar, con un "O.K", "Enterado" o "Recibido" es suficiente y señálalo como pendiente. Posteriormente ya tendrás la oportunidad de filtrar por importancia y responder con más detalle.

10.- Si es urgente, confirma su llegada con una llamada

Hay ocasiones que las respuestas no pueden esperar más de unos pocos minutos, o correos que contienen información importante que conviene asegurar. En estos casos se recomienda hacer una llamada unos minutos después de haber enviado el correo. Así sabrás si llegó adecuadamente y también alertarás a la persona de que la información es importante y urgente.

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11.- Aprende a utilizar tu correo

Es importante conocer todas las herramientas con las que cuenta tu correo electrónico. De este modo podrás gestionar agendas de manera conjunta con tus contactos, activar alertas sonoras para recordar correos importantes, usar respuestas automatizadas para cuando estás fuera de la oficina o reunido, información compartida ... 

12.- Mantén siempre limpia tu bandeja de entrada

No hay nada más descorazonador que encender el ordenador al empezar la jornada laboral y ver una bandeja de entrada llena con nuevos mensajes, pero también con mensajes sin leer de días, incluso semanas anteriores. Si eres un pelín desastre (tranquilo, tiene arreglo, pero es posible que antes te cueste un lío) puedes estar perdiéndote información importante. Ponte con ello lo antes posible. Verás que lleva menos tiempo del que parece y la mayoría acabarán en la papelera por intrascendentes, pero ya estarás al día.

 

Evita los siguientes errores… 

Emoticonos. Los correos en la empresa deben ser formales. Evita caritas felices al final o al principio a no ser que ya tengas una relación de confianza con la otra parte. Prohibidísimo usar el emoticono con cara agotada o de mal humor ;). 

Mayúsculas. Escribe usando mayúsculas y minúsculas. Todo el mundo sabe que los textos íntegros en mayúscula equivalen a gritar, pero aun así, todavía hay quien lo hace de forma rutinaria. 

Enviado desde... Móviles, tabletas y demás traen consigo una firma establecida que suele indicar: "Enviado desde mi iPhone", "Enviado desde mi Samsung Galaxy", "Enviado desde mi oficina Blackberry", etc. Hay quién considera esas firmas un signo de esnobismo o pose, así que mejor, no las uses.

Evita contestar enfadado. El  estado de ánimo se transmite hasta en un correo electrónico mediante frases cortas, falta de saludo o despedida y otras señales perceptibles. Evita contestar cuando estés molesto, ya que esto podría perjudicar en conversaciones futuras. Siempre nos quedará respirar profundo, concentrarnos unos instantes en una idea agradable y volver a la carga. Algunos dicen que funciona.

No usar la cuenta de correo profesional para comentar asuntos personales. Parece obvio, pero, por si acaso, ahí queda. Así nos aseguraremos de que, independientemente de que las leyes sobre la privacidad cambien, nunca podrán utilizar nuestros correos en nuestra contra.

¿Se te ocurren más consejos para mejorar los correos profesionales? Estaremos encantados de que los compartas con nosostros.

 

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